Politique de confidentialité

Loi 25

Cette Politique de Protection des Renseignements Personnels et de Confidentialité (ci-après nommée « la Politique ») a été élaborée conformément aux exigences énoncées dans la Loi 25 au Québec et vise à expliquer comment la compagnie propriétaire (« Ergomobilite ») du site internet ergomobilite.com (« le Site Web ») recueille, utilise, conserve, divulgue, détruit et protège les renseignements personnels de ses utilisateurs, clients et visiteurs. Ergomobilite est engagé à respecter la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels en conformité avec la législation applicable.

Contexte

Ergomobilite est une entreprise qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités commerciales au Québec.
Cette politique concerne les visiteurs du Site Web (« l’Utilisateur ») et les clients de Ergomobilite (« le Client »).

Acceptation de cette Politique

En utilisant les produits, services et/ou le Site Web de Ergomobilite, l’Utilisateur et le Client consentent à la collecte et à l'utilisation de leurs renseignements personnels conformément aux politiques énoncées dans ce document.

En cas de non-acceptation des politiques stipulées dans le présent contrat, l’Utilisateur se doit de renoncer à l’accès des services proposés par le Site Web, et le Client aux services en général offerts par Ergomobilite.

Ergomobilite se réserve le droit de modifier unilatéralement et à tout moment le contenu de la présente Politique; La présente Politique à des conditions spécifiques qui ont uniquement trait à la protection des renseignements personnels, à la Politique de confidentialité, et aux technologies utilisées pour gérer ces renseignements. Pour des informations sur les autres termes légaux, veuillez consulter les Termes et conditions d'utilisation du Site Web, ainsi que les termes spécifiques à la liste d'envoi courriel.

Application et définitions

Cette Politique s’applique à Ergomobilite, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants, sous-traitants, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de Ergomobilite. Elle s’applique également à l’égard du Site Web, ainsi que par tous les sites internet contrôlés et maintenus par Ergomobilite.

Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par Ergomobilite, que ce soit les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses membres ou toutes autres personnes (comme les Utilisateurs du Site Web ou autre).

Pour l’application de la présente, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Consentement

À travers son Site Web, Ergomobilite peut collecter quelques renseignements personnels concernant l'Utilisateur avec son consentement. Ce consentement est obtenu de façon implicite lorsque la personne décide de continuer à naviguer le Site Web après avoir été informée par la présente Politique.

L'Utilisateur peut:

• choisir d'accepter les conditions énumérées dans la Politique de confidentialité, ainsi que dans les Termes et conditions, et entrer dans le Site Web;
• choisir quels fichiers témoins accepter (ou refuser), et entrer dans le Site Web;
• refuser tout fichiers témoins, sauf ceux nécessaires au bon fonctionnement du Site Web, et entrer dans le Site Web.

À l'interne, Ergomobilite collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement. La présente Politique et les informations qu’elle contient peuvent être consultées par cette personne au moment de la collecte de renseignements personnels.

Collecte de Renseignements Personnels

Sur le web

Si l'Utilisateur accepte l'utilisation des fichiers témoinsfacultatifs en entrant dans le site, les informations récoltées sont anonymisées (c’est-à-dire qu’elles ne permettent pas d’identifier l'Utilisateur) et utilisées à des fins statistiques et de performance seulement (par exemple, pour mesurer le traffic du Site Web). L’Utilisateur peut choisir de ne pas être suivi par les fichiers témoins facultatifs en personnalisant ses préférences ou en cliquant sur Je refuse à l'entrée du Site Web.

Ergomobilite peut collecter des renseignements personnels concernant l'Utilisateur par le biais de son Site Web, à travers le formulaire de demande d'emploi, le formulaire d'achat d'une formation, ou le formulaire d'inscription à l'infolettre, rempli volontairement par l'Utilisateur. Ces renseignements peuvent inclure, sans s'y limiter, le nom, le courriel, le numéro de téléphone, et d'autres données si elles sont nécessaires à la prestation des services.

Si l'Utilisateur désire suivre une formation, des renseignements seront demandés dans le formulaire d'achat afin de compléter la transaction financière, de générer une facture et, advenant le cas, de régler des différents (retours, remboursements).

.Si l'Utilisateur désire recevoir l'infolettre d'Ergomobilite, le formulaire d'inscription à la liste d'envoi demande le nom, la profession et l'adresse courriel. Ces informations sont conservées par Campaign Monitor, une compagnie propriété de Marigold et qui sont régis par leur propres politiques de confidentialité.

À l'interne

Ergomobilite collecte des renseignements personnels plus sensibles à l'interne seulement, par les moyens suivants: En personne, à l’établissement de Ergomobilite (verbalement ou par formulaires); par téléphone; par courriel (directement ou par l’entremise d’un document ou autre type de formulaire joint).

Pour connaître quels renseignements sont spécifiquement collectés, et les moyens par lesquels ils sont collectés, voir l'Annexe A.

Veuillez noter que les services et programmes de Ergomobilite ne visent pas les personnes mineures, et de façon plus générale, Ergomobilite n’obtient pas intentionnellement des renseignements personnels concernant des mineurs.

Utilisation des Renseignements Personnels

Sur le Site Web

Les fichiers témoins de l'Utilisateur sont utilisés exclusivement par Ergomobilite dans le but de répondre aux demandes de l'Utilisateur, de personnaliser son expérience de navigation sur le Site Web (par exemple, pour le choix de langue), pour améliorer les produits et services offerts, et de se conformer aux obligations légales.

Dans certains cas prévus par la Loi, Ergomobilite peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de l'Utilisateur, par exemple:

• lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de l'Utilisateur;
• lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
• lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.

Si cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale, Ergomobilite pourrait également communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la l'Utilisateur concerné, à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi (par exemple, un achat en ligne avec carte de crédit).

À l'interne, l'utilisation des renseignements personnels est limité aux employés pour qui ces renseignements sont nécessaires dans l’exercice de leurs fonctions.

Des renseignements personnels sont utilisés dans le but de compléter une transaction (acheter une formation) et la gestion (envoyer un courriel de confirmation de l'achat, envoyer un courriel avec les détails de la formation) et pour conserver une preuve d'achat via la facture générée. Les renseignements personnels peuvent également être utilisés pour régler un différent, par exemple lors d'un remboursement au Client.

Divulgation des Renseignements Personnels

Ergomobilite ne divulgue pas les renseignements personnels de l'Utilisateur à des tiers.

À l'interne, une entente de confidentialité et non-divulgation est signée avec les employés, les stagiaires et les travailleurs autonomes qui peuvent avoir accès aux renseignements personnels.

Advenant le cas ou des fournisseurs de services, des partenaires commerciaux ou des autorités légales peuvent avoir accès à certains renseignements personnels lors de leurs prestations de services, Ergomobilite veille à ce que ces tiers respectent la confidentialité et la sécurité des renseignements de l'Utilisateur avec une entente de confidentialité et non-divulgation (voir la section Utilisation des Renseignements Personnels).

Conservation et destruction des Renseignements Personnels

Sur le Site Web

Ergomobilite conserve des renseignements personnels sur le Site Web dans une base de données reliée au Site Web. Ces renseignements sont reliés à l'inscription à une formation.

Les fichiers témoins acceptés ne sont conservés que le temps d'établir des rapports de statistiques, et sont conservés à travers des tiers (par exemple, Google) et non sur le Site Web.

Lors d'une transaction effectuée sur le Site Web, le numéro de carte de crédit n'est pas conservé: il est communiqué au prestataire responsable des transactions bancaires (Stripe). Stripe utilise ces renseignements pour vérifier avec l'institution bancaire concernée si la carte de crédit est valide, non expirée, et est autorisée à effectuer des transactions, puis le numéro de carte de crédit est effacé. Seul un numéro de confirmation de cette vérification est gardé sur le Site Web, et ne permet pas d'obtenir le numéro de carte de crédit. Les informations de base du Client (nom, adresse postale, téléphone et courriel) sont conservés pour le dossier et la gestion de la formation, et sont conservés sur la facture générée par la transaction.

Si l'Utilisateur demande d'annuler sa présence à une formation avant le début de la formation, Ergomobilite désactivera ou supprimera son compte et ses informations de ses bases de données actives. Cependant, certaines informations peuvent être conservées dans les fichiers pour prévenir la fraude, résoudre les problèmes, aider à toute enquête, appliquer les conditions d’utilisation et/ou se conformer aux exigences légales.

À l'interne

Ergomobilite ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Les informations nécessaires à une transaction sont conservées dans la facture associée à cette transaction. Les factures sont conservées sur l'application Stripe, un logiciel hautement sécurisé. Pour en savoir plus: https://stripe.com/docs/security

Les dossiers papiers sont conservés dans un classeur en acier, sous clé. La durée de conservation des dossiers papiers est de 2 ans. La destruction de renseignements personnels périmés par Ergomobilite sera faite de façon sécuritaire à chaque année, afin d’assurer la protection de ces renseignements.

La durée de conservation des dossiers est de 7 ans. La destruction de renseignements personnels périmés par Ergomobilite sera faite de façon sécuritaire à chaque année, afin d’assurer la protection de ces renseignements.

Responsabilités de Ergomobilite

Ergomobilite est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle obtient à travers son Site Web et qu'elle conserve dans son établissement.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels de Ergomobilite est chargée de veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels.

Les membres du personnel de Ergomobilite ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente Politique.

Responsabilités de l'Utilisateur du Site Web

Pour bénéficier d'une sécurité maximale, l'Utilisateur devrait:

• utiliser la version la plus récente d'un navigateur conforme aux exigences de sécurité (protocole SSL à chiffrement de 128 bits);
• effacer la mémoire cache de son ordinateur après avoir transmis des données;
• garder les données d'identification, le code d'accès et le mot de passe confidentiels (Le Site Web ne peut en aucun cas être tenu responsable d'un usage non autorisé de ceux-ci. Si leur confidentialité venait à être compromise, veuillez en aviser Ergomobilite immédiatement pour éviter une utilisation frauduleuse de l'identité.)

Sécurité des Renseignements Personnels

Ergomobilite met en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les renseignements personnels de l'Utilisateur contre tout accès non autorisé, utilisation abusive, divulgation ou altération.

Pour le Site Web, le protocole de sécurité qu'il utilise, SSL (Secure Socket Layers), permet de transformer l'information saisie en information chiffrée (chiffrement à 128 bits) et de vérifier l'identité des parties (l'Utilisateur et le Site Web) qui communiquent ensemble par Internet.

De façon générale, les pages sécurisées sont identifiées à l'aide du symbole [cadenas] qui apparaît à la gauche de l'URL du Site Web dans le navigateur. Ce symbole assure que la transmission des renseignements fournis par l'Utilisateur est cryptée.

Ergomobilite rappele à l'Utilisateur que la transmission de renseignements par courrier électronique n'est pas totalement sécurisée. C'est pourquoi il est déconseillé de divulguer par courriel des renseignements personnels comme un numéro d'assurance sociale. Ergomobilite fera de même de son côté en ne répondant pas aux questions par courriel lorsque cela implique de transmettre des données à caractère confidentiel.

Les messages électroniques sont traités avec les mêmes mesures de confidentialité que le courrier reçu par la poste. Si l'Utilisateur transmet des renseignements personnels par courriel, en remplissant un formulaire en ligne non sécurisé ou en s'inscrivant à une liste de diffusion, et dans ce cas Ergomobilite conclura qu'il lui a donné son consentement, il faut savoir que:

- le Site Web utilisera seulement l'information requise pour répondre à la demande de l'Utilisateur et y donner suite;
- ces renseignements sont conservés, puis détruits, conformément aux exigences de la Loi sur - l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
- les renseignements transmis ne serviront en aucun cas à dresser des profils d'utilisateurs;
- le Site Web transmettra ces renseignements à un autre organisme seulement si la requête s'adresse à celui-ci ou que cette communication est exigée par la loi;
- le Site Web ne transmettra aucun renseignement à un organisme privé.

À l'interne, Ergomobilite veille à imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder. Une règle de révoquation des accès par mot de passe de toute personne qui quitte l'organisation, qu'il s'agisse d'un membre de l'équipe, d'un employé ou d'un stagiaire, est en place. Cette révocation doit se faire dans les 24 heures suivant le départ. De même, les accès aux fournisseurs externes doivent être révoqués une fois le contrat terminé.

Les équipements informatiques sont protégés par logiciels anti-virus, les dossiers encryptés et protégés par mots de passe.

Les renseignements des transactions financières effectuées via le Site Web et les factures générées sont conservées dans le Site Web, accessible seulement par mot de passe par la personne en charge chez Ergomobilité. Les copies de sûreté de ces factures sont conservées à l'interne sur des disques durs protégés par mots de passe, dans un bureau sous clé.

Les renseignements des transactions financières effectuées sont également entreposés avec l'application Stripe. Ils sont ainsi protégés par les systèmes de sécurité de cette application. Voir Stripe.

Dans le cas de fournisseurs de services externes, ils doivent signer une entente de confidentialité et non-divulgation avec Ergomobilite si les tâches à exécuter comprennent l'accès à certains renseignements personnels pendant la durée de leur contrat. Ces fournisseurs de services peuvent inclure, sans s'y limiter: une compagnie de gestion de médias sociaux, un programmeur web qui doit installer un nouveau système de gestion, etc.

Cette entente de confidentialité et non-divulgation décrit les mesures que les fournisseurs de services doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels rencontrés, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration.

De plus, cette entente prévoit que les fournisseurs de services doivent aviser le responsable de la protection des renseignements personnels de Ergomobilite (indiqué dans la présente Politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.

Pour ce qui est des données sur les cartes de crédit, elles ne sont accessibles que par le prestataire de services (l'application Stripe) et sont conservées cryptées le temps nécessaire pour s'assurer que la transaction a été complétées à la satisfaction des parties (soit moins de quelques secondes). Le Site Web ne conserve que le numéro de confirmation de la transaction comme quoi la carte de crédit existe, a été validée, n'est pas expirée ou sous usage restreint.

Droits de l'Utilisateur

L'Utilisateur a le droit d'accéder à ses renseignements personnels, de les corriger, de les supprimer, de limiter leur traitement et de retirer son consentement. L'Utilisateur peut également s'opposer au traitement de ses renseignements à des fins de marketing direct. Pour exercer ces droits, l'Utilisateur concerné doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de Ergomobilite, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

Processus de traitement des plaintes

Réception: Tout Utilisateur qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente Politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par Ergomobilite, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de Ergomobilite, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

L'Utilisateur devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par Ergomobilite Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

Traitement: Ergomobilite s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle, dans les 30 jours suivant la réception de la plainte OU suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis pour pouvoir la traiter. La personne responsable de la protection des renseignements personnels doit évaluerla plainte et formuler une réponse écrite par courriel, au plaignant.

Lois applicables

Ces termes sont régis et interprétés conformément aux lois de la province du Québec.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Nathalie Lamontagne
Ergomobilité
9400 rue Berri, suite 200, Montréal QC H2M 1R2
438-874-2094
admin@ergomobilite.com
ergomobilite.com

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente Politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.

Modifications de la Politique

Ergomobilite peut mettre à jour cette Politique de temps à autre pour refléter les changements dans ses pratiques de protection des renseignements personnels. Ergomobilite informera l'Utilisateur de toute modification substantielle, ainsi que de leur date de mise en application, dans la section ci-dessous.

Version 1.0 - En vigueur le 21 septembre 2023 - Première version originale

 

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Informations sur les technologies utilisées

Données échangées automatiquement

En accédant au présent Site Web, un échange d’information s’effectue automatiquement entre l'ordinateur de l'Utilisateur et le serveur qui héberge ce Site Web (PlanetHoster, avec un serveur situé à Montréal, Québec, Canada). Consultez leur Termes et leur Politique relative à la vie privée

Aucune information permettant de connaître l'identité de l'Utilisateur n’est directement associée à ces fichiers. L'adresse IP est cependant enregistrée.

L’adresse IP est considérée comme un renseignement personnel, puisqu’il s’agit d’un identifiant, mais ne peut être liée à un utilisateur qu'avec l'intervention du fournisseur utilisé.

L’information échangée est la suivante:

• le nom de domaine du fournisseur Internet de l'Utilisateur (exemple: videotron.ca) et son adresse IP (ex . : 123.45.67.890). En règle générale, une adresse IP est un numéro unique qui est attribué à l'Utilisateur par son fournisseur d’accès internet et qui lui permet de se connecter au réseau Internet et d’acheminer l’information qui lui est destinée. Ce numéro unique est automatiquement journalisé par les serveurs Web;
• le type de navigateur et le système d’exploitation utilisé par l'Utilisateur;
• la date et l’heure à laquelle l'Utilisateur accède au Site Web;
• les pages consultées et la durée de ces consultations;
• si l'Utilisateur accède au Site Web à partir d’un autre site, l’adresse de ce dernier (site référent).

Cet échange d’information est requis en raison des exigences technologiques inhérentes à la navigation sur Internet.

Ces informations ne sont conservées qu'à des fins statistiques concernant le Site Web, notamment pour comptabiliser le nombre de visiteurs, les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par les visiteurs, les sites référents et le pays d’origine des internautes.

Fichiers témoins (cookies)

Des fichiers témoins sont utilisés pour faciliter la navigation dans les pages du Site Web. Les témoins sont de petits fichiers textes qui sont téléchargés dans la mémoire Cache d’un Utilisateur à l’occasion de la consultation du Site Web. Ces fichiers témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels sur l'Utilisateur. Le Site Web utilise ces témoins afin de personnaliser l’affichage des pages, d'offrir des fonctionnalités techniques et de recueillir certaines statistiques d’utilisation du Site Web.

Le Site Web utilise des témoins de connexion notamment:

• Pour mémoriser les réglages et préférences de l'Utilisateur, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante;
• À des fins statistiques pour connaître le comportement des visiteurs, le contenu consulté et permettre l’amélioration du Site Web.

Le Site Web utilise les types de témoins suivants:

Témoins de session: Il s’agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite du Site Web seulement.
Témoins persistants: Ils sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du Site Web.

Les témoins peuvent être nécessaires ou facultatifs.
Les fichiers témoins nécessaires doivent être présent pour le bon fonctionnement du Site Web. Su l'Utilisateur refuse ces fichiers, il devra alors quitter le Site Web. L'Utilisateur peut par contre refuser les témoins facultatifs, et continuer de naviguer sur le Site Web, en personnalisant ses préférences ou en cliquant sur Je refuse à l'entrée du Site Web.

L'Utilisateur peut à tout moment paramétrer son navigateur pour qu’il bloque les fichiers témoins. Toutefois, cette action risque de le priver de certaines fonctions offertes sur le présent Site Web et sur les autres sites qu'il peut visiter.

Si l'Utilisateur utilise un ordinateur dans un lieu public ou qu'il partage un ordinateur avec d’autres utilisateurs, il doit s'assurer d’effacer les traces de sa navigation emmagasinées dans l’historique avant de terminer chaque session.

Utilisation de Google Analytics

Le Site Web utilise Google Analytics, un outil d’analyse de sites internet fourni par Google, afin de permettre son amélioration continue. À l’aide de fichiers témoins (cookies), Google Analytics collecte de l’information sur la navigation des Utilisateurs dans le Site Web, par exemple les pages visitées, la date et l’heure des visites et les liens qui sont cliqués. Il collecte aussi le type de système d’exploitation de l'ordinateur, la langue du navigateur, le nom du fournisseur de services Internet de l'Utilisateur et la localisation géographique. Les données collectées et l'adresse IP anonymisée (adresse tronquée) sont conservées par Google sur des serveurs situés, notamment, aux États-Unis. Google utilise cette information uniquement pour produire des statistiques et des rapports sur la navigation dans le Site Web.

Les informations provenant de Google Analytics ne seront jamais partagées par Ergomobilite à des tiers, sauf si un fournisseur de service web marketing est engagé pour améliorer les performances du Site Web. Le cas échéant, ce fournisseur devra signer l'entente de confidentialité et non-divulgation (voir section Sécurité des Renseignements Personnels). À noter: les adresses IP sont anonymisées avec Google Analytics version 4, donc rien ne permet d'identifier directement l'Utilisateur.

Il est possible pour l'Utilisateur d’installer un module complémentaire de navigateur pour désactiver Google Analytics dans tous les sites. L’Utilisateur peut choisir de ne pas être suivi par Google en personnalisant ses préférences ou en cliquant sur Je refuse à l'entrée du Site Web.

Autres moyens technologiques utilisés

Ergomobilite recueille également des renseignements personnels de façon volontaire par des formulaires intégrés à son Site Web (le formulaire de demande d'emploi, le formulaire d'inscription et paiement pour une formation, le formulaire pour s’inscrire à l’infolettre). Voir la section Collecte de Renseignements Personnels sur le Site Web.

Annexe A

Pour connaître quels renseignements sont spécifiquement collectés, et les moyens par lesquels ils sont collectés, voir l'Annexe A